お役立ちコラム | コピー機（複合機）などのOA機器レンタルやオフィス用品レンタルやオフィス工事ならオフィスアルファ

オフィスに新しく複合機・コピー機を導入する際に、耳にする言葉がカウンター料金です。
カウンター料金は、複合機・コピー機のランニングコストに関係する重要な料金となります。
複合機・コピー機を導入する前に、カウンター料金についてしっかりと理解しておきましょう。
この記事では、カウンター料金とは何か、保守契約時の注意点などについて解説します。

複合機・コピー機のカウンター料金とは？

カウンター料金とは、毎月印刷した枚数に応じて課金される料金のことを表します。
リース契約した複合機・コピー機では、印刷するごとにその枚数が数えられ（カウントされ）、毎月の印刷合計枚数に応じて料金の請求が行われます。
印刷した枚数で計算されるため、間違ってコピーをした場合も料金が発生してしまいます。

カウンター保守契約

オフィスに複合機・コピー機をリース契約する時、本体の契約とは別で、多くの場合は修理やメンテナンスに関する保守契約が結ばれます。
カウンター保守契約を結んで毎月カウンター料金を支払うことで、修理やトナー交換などのメンテナンスが無料で受けられるようになります。
ほとんどのオフィス複合機・コピー機で、カウンター保守契約を結ぶことができます。

カウンター料金の特徴と相場

カウンター料金にはどんな特徴があるのか、料金の相場と合わせて見ていきましょう。

印刷枚数に応じた料金設定

カウンター料金は、印刷した枚数に応じて毎月の料金が請求されます。
文字数の多さやコピー用紙のサイズに関係なく、印刷した枚数で料金が加算されます。

モノクロ印刷の方が安い

カウンター料金では印刷枚数だけではなく、モノクロ印刷かカラー印刷かによっても料金が変わります。
当然のことですが、カラー印刷の方がモノクロ印刷よりも料金が上がります。

トナー代はかからない

カウンター保守契約を結ぶことで、消耗品であるトナー代が無料になります。
複合機・コピー機のメーカーによっては、トナーがなくなる前に機器が検知して、自動でトナーの発注を行ってくれるものもあります。

修理やメンテナンス代もフリー

万が一複合機・コピー機が故障してしまっても、カウンター保守契約を結んでいれば安心です。
修理費用は無料で、もちろん出張する人員の費用や交換する部品の代金も全て、カウンター保守契約料金に含まれています。

基本料金がある

カウンター料金には基本料金が設定されているため、仮に１枚も印刷しなかったとしても最低限の基本料金が請求されます。

カウンター料金の相場について

毎月請求される費用のため、気になるのがカウンター料金の相場です。
カウンター料金の相場は、印刷がカラーかモノクロかによって大きく変わってきます。

◆カウンター料金の相場
・モノクロ印刷：１枚1.5?３円
・２色カラー印刷：1枚５?10円
・フルカラー印刷：1枚15?25円

上述した価格よりも安い料金設定をしているところもありますが、保守契約にトナー代が含まれていないなど、別の部分で費用がかかる場合があります。
契約内容を事前にしっかりと確認し、印刷代だけで判断しないようにしましょう。
カウンター料金を抑えるためには、なるべくカラー印刷を行わないようにすることが大切です。
また印刷料金を抑えるためには、片面印刷よりも両面印刷を使う方が安くなると思っている方もいらっしゃると思います。
その場合、コピー用紙の費用は削減されますが、印刷の回数は２枚分としてカウントされてしまいます。

カウンター保守契約の種類と契約時の注意点

続いて、カウンター保守契約の種類や契約における注意について見ていきましょう。

複合機の保守契約は２種類

複合機・コピー機の保守契約には、カウンター保守契約とキット保守契約の２種類あります。
カウンター保守契約では、カウンター料金が請求されますが、トナー代やメンテナンス費用は無料になります。
一方でキット保守契約では、カウンター料金と修理費用が無料ですが、トナー代がかかる契約です。
印刷枚数が毎月あまり多くない場合は、キット保守契約が向いています。
しかし一般的なオフィスでは、カウンター保守契約が契約の大半を占めています。

カウンター保守契約時の注意点

複合機・コピー機のカウンター保守契約を結ぶ際に、印刷コストばかりを重視しないようにしましょう。
確かに、カウンター料金は複合機・コピー機のランニングコストに影響します。
ですが、その点だけを見ていると作業効率が悪くなってしまう場合があります。
カウンター料金が安い場合は「故障時の対応が遅い」「アフターフォローが十分ではない」などのトラブルが起こる可能性があります。
修理の対応が遅くなると、その分複合機・コピー機を使用できず、業務に支障が出る可能性があります。
リースを行っているメーカーごとにサービス内容やアフターフォローに違いがあるため、契約時はその点を事前に確認するようにしましょう。
コストの安さだけではなく、修理時の対応やサービス内容を吟味して、トラブルが起こらないように注意してください。

まとめ

以上、複合機・コピー機のカウンター料金の種類と特徴、料金の相場や保守契約時の注意点について解説しました。
複合機・コピー機のランニングコストを下げるためには、無駄なミスプリントやカラープリントをしないように気をつけましょう。
また、月間の印刷枚数やトナーの交換回数を考慮し、オフィスに合わせた保守契約を結んで複合機を使うことも大切になります。