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オフィス機器の一つである複合機ですが、一体どんなものかご存知でしょうか。
複合機はコピー機と混同されることがありますが、実は明確な違いがあります。
この記事では、複合機とはそもそも何なのか、プリンターとの違いやメリットについて解説していきます。

そもそも複合機とは？

複合機とは、コピーやプリントだけではなく、スキャン機能やFAX機能など、オフィス業務に便利なさまざまな機能が１台に集約された機器のことです。
一般的に複合機と呼ばれる機器は、コピー・プリンター・FAX・スキャナーの4つの機能が搭載されている機器のことを意味します。

プリンターとの違いについて

プリンターにはレーザープリンターやインクジェットプリンターなどの種類があり、主にパソコンなどのデータをプリントアウトするための機器です。
プリンターメーカーによっては、印刷するだけではなく、コピーやスキャナー機能がついたものもあります。
しかし複合機と比べると、使える機能が限られます。
定義上では明確な違いがある複合機とコピー機ですが、一般的にはっきりと区別されているわけではありません。
複合機のことをコピー機と呼んでいるケースも多々あります。

複合機の代表的な機能

複合機には、印刷やコピー、スキャンだけではなく、様々な便利な機能が搭載されています。
例えば、パソコンから直接、取引先などにFAXを送信することができます。
反対に複合機で受信したFAXのデータを変換し、パソコンに転送するということもできます。
その他、合成印刷やデータの暗号化、印刷物を製本する機能もあります。
複合機にハードディスクを搭載すれば、多くのデータを本体に保存することも可能です。

複合機の様々なメリット

複合機の概要を理解したところで、続いては複合機にはどんなメリットがあるかを見ていきましょう。

誰でも操作ができる

複合機は多くの機能が付いているため、操作が難しいと考えている人もいるのではないでしょうか。
しかし複合機にはタッチパネル式の液晶操作盤が付いているため、誰でも簡単に操作することができます。
画面に表示されるアイコンは感覚的に理解できるようになっており、画面の指示に従って操作することで目的の機能を使うことができます。
通常よりも精細な印刷や、トナーの使用量を抑えた印刷など、目的に合わせた設定も行うことができます。

場所をとらずに１台で完結

複合機は１台でFAXやスキャナーなど様々な機能を使うことができるため、オフィスの省スペース化に役立ちます。
以前はFAXやスキャナー、プリンターなどそれぞれの機器が必要で、設置スペースも確保しなければなりませんでした。
さらにそれぞれの機器にパソコンを接続させるなど、個別の設定作業も大変でした。
しかし複合機を使うことで、１台分のスペースでいろいろなことができます。
機器ごとに設定し直す必要もないため、業務の効率も改善されます。
Wi-fi対応の複合機であれば、配線類が邪魔になることもなく、オフィスもスッキリします。

経費削減のメリットも

複合機には会社の経費削減に役立つ、便利な機能があります。
例えば、コピー用紙の削減につながる両面印刷の機能や、社外用の印刷物にはフルカラープリント、社内で使う印刷物にはモノクロ印刷を適用するなどの使い分けが可能という点が挙げられます。
複合機を使用しない時はスリープモードに、深夜時間帯は自動で電源をオフにするタイプなら、電気代もカットすることができます。
複合機の修理費用は高くつくイメージがありますが、リース契約を利用することで安く抑えられます。
通常使用の不具合であれば、専門の業者がメンテナンスの対応をしてくれます。

ペーパーレス化に役立つ

複合機のスキャン機能では、取り込んだデータをPDF化することができます。
これまで会社のデータを紙に印刷して保存していた場合は、PDFで管理することでペーパーレス化できます。
紙やトナーの使用量も減るため、経費はもちろん環境保護の視点からもメリットがあります。

A３サイズにも対応している

プリンターやコピー機ではA3サイズに対応した機種は限られています。
しかし複合機の場合は、ほぼ全ての機種でA3サイズのプリントやコピーに対応しています。
プレゼンや掲示物の作成でA3サイズが必要になった時でも、複合機があれば不便を感じることがありません。

まだある！複合機の便利な追加機能

複合機は本体の機能だけでも魅力的ですが、機能を追加することでさらに便利なメリットがあります。
具体的にどんなオプション機能があるのか紹介します。

クラウドサービスとの連携

インターネット上のデータの保管場所であるクラウドサービスと、複合機を連携させることができます。
複合機でスキャンしたデータをクラウドに保存し、タブレットなどで情報共有をすることが可能になります。
反対にスマートフォンやタブレットのデータを、複合機で印刷することもできます。

フィニッシャー機能

フィニッシャー機能は、印刷物をまとめてホチキス留めすることができます。
オフィスでは会議資料やパンフレットを作成する機会が多くありますが、それらをまとめてホチキスで留める作業は手間がかかるものです。
しかしフィニッシャー機能を追加することで、資料作成を自動化することができます。

ICカードリーダー

複合機には一般的に、不正利用防止のためにユーザー認証機能が付いています。
しかし従来の複合機ではIDやパスワードが必要になり、業務の妨げになることも多々あります。
そこでICカードリーダーを使うことで、カードをかざすだけで操作が可能になります。
入力の手間なくセキュリティ面が守られ、不正利用も防ぐことができます。

まとめ

オフィスで使用される複合機の基本知識とプリンターとの違い、様々なメリットや追加機能について解説しました。
複合機の導入を検討している方は、上述した複合機の機能やメリットを参考に、オフィスに合った複合機を選んでみてください。