お役立ちコラム | コピー機（複合機）などのOA機器レンタルやオフィス用品レンタルやオフィス工事ならオフィスアルファ

オフィスの新規開業や移転などでOA機器やIT機器を導入する際、すべて購入すると膨大な費用がかかります。
コスト削減のために、リースやレンタルを利用する会社は珍しくありません。
リースとレンタルは似ていますが、契約期間や料金の算出方法、責任・負担部分に大きな違いがあります。
今回は、リースとレンタルは何が違うのか、それぞれのメリットやデメリット、どちらを選択するか迷った時のチェックポイントなどを紹介します。

リースとレンタルの違いは？

リースとレンタルは、OA・IT機器や事務用品などを「お金を払って借りる」という部分に違いはありません。
一見、同じ意味を持つサービスに見えますが、実は細かい部分が異なります。
リースとレンタルの違いを比較表でチェックしましょう。

普段の生活の中でも、リースとレンタルをする機会があります。
例えば、車の保有を検討する時、一時的に利用するならレンタカー、長期的に乗るなら購入やリースを考えませんか？
カーリースは契約期間と料金が決められており、契約満了後に返却か再リースを選べます。

レンタカーの場合、時間や1ヶ月単位で一定額の料金を支払うシステムで、契約期間が終わると車を返却しなくてはいけません。
同じく多くの人が利用している「ビデオレンタル」も身近なサービスのため、イメージしてみてください。
リースは「こちらが欲しい物品をリース会社が代わりに購入して貸し出すサービス」、レンタルは「レンタル会社が用意した物品の中から選んでもらって貸し出すサービス」と、意味がまったく違います。

リースとレンタルのメリット・デメリットは？

リースとレンタル、2つのサービスは根本的に違うことがわかりました。
オフィスに導入する設備を、どちらで借り入れするか悩む人も多いでしょう。
それぞれメリットとデメリットがあるので、どちらがお得かチェックしてみてください。

リースのメリット・デメリット

OAやIT機器をリースすると、最新機能を搭載したモデルや新品を借り入れできるため、オフィスの業務が捗るでしょう。
また、契約期間が長いことからリース料は安く設定されていることが多く、コスト面で大きなメリットがあります。
ただし、途中で新しいモデルを利用するためには解約が必要になったり、リース料以外に固定資産税や保険料など支払いが必要になったりする場合があるので、デメリットに感じる部分もあります。

レンタルのメリット・デメリット

レンタルは、少しの間だけオフィスで使う設備を借り入れする時に、メリットが大きいです。
OA・IT機器は数年でモデルチェンジするため、中途解約はいつでもいい分、好きなタイミングで交換できるのもポイント。

一方、リースと違いレンタルできる物品は、こちらから指定できません。
レンタル会社で用意しているもの、さらには在庫がなければ借り入れできないため、物品の性能やサイズなど、希望と違う設備を使うことになる可能性があります。

リースとレンタルに迷った時は？

オフィスで使うコピー機や複合機、パソコンなどのOA機器の導入を、リースとレンタルどちらにするか迷った時は、次のポイントをチェックしましょう。

設備導入の予算計画

経営する上で重要なのが、資金計画です。
業務にとって必要な設備をリースとレンタルする場合、定額とはい費用が発生します。
長いスパンで設備を借り入れするなら、料金の安いリースの方がいいでしょう。
これからも経営を続けるために、どの部分にお金を使うか先を見ながら計画することが大切です。

利用頻度や期間

リースやレンタルする予定のOA・IT機器、オフィスで利用する頻度や期間はどれくらいか確認しましょう。
あまり使う回数がない、試しにオフィスに導入してみたいのであれば、レンタルで十分です。
コピー機や複合機など、毎日使うような設備であれば、リースの方がコスト的にお得です。
2つのメリットとデメリットを踏まえた上で、オフィスにとって最適なサービスを選びましょう。

故障や修理の負担

OA・IT機器を借り入れ中、故障の発生を負担に感じるならレンタルがおすすめです。
レンタルは万が一のトラブルで修理が必要な場合、対応はレンタル会社がします。
しかも、料金無料で会社によっては当日中に修繕してくれます。
リース会社は、契約者がトラブル対応するため、修繕時間や故障による部品の調達まですべて負担しなくてはいけません。
部品の破損は取り寄せまで時間がかかるため、当日中に設備を使えないケースもあるでしょう。

中途解約の可能性

リースは契約期間中に「新しいモデルにチェンジする」「契約を打ち切る」といったことができません。
基本的に中途解約は不可で、もし解約するのであれば違約金が発生します。
オフィスの経費削減のためにリースを選んだのに、中途解約した場合はコストが高くなる可能性があります。
レンタルはいつでも中途解約でき、違約金もサービス会社によって安く設定しているので、解約する予定があるならリースは避けた方がいいでしょう。

まとめ｜リースとレンタルでコスト削減しよう

オフィスの設備をすべて購入で導入すると、数百万以上のコストが発生します。
会社の所有物になるとはいえ、一度購入すると故障するまで使い続けることになるでしょう。
最新機能を搭載したモデルやOA・IT機器を使ってから導入を検討したいのであれば、リースやレンタルがおすすめです。
どちらがいいのか迷った時は、業者に相談して検討してみてください。